Il Bilancio va approvato entro quattro mesi dalla data di chiusura dell'esercizio.

Lo statuto della società può prevedere, al verificarsi di particolari esigenze, un termine massimo di sei mesi (art. 2364 c.c.).

Il Bilancio ed i documenti accompagnatori, devono essere depositati al Registro Imprese presso la Camera di Commercio competente, entro 30 giorni dalla data di approvazione.

Il Bilancio di esercizio è costituito da tre parti:

a) lo Stato Patrimoniale;

b) il Conto Economico;

c) la Nota Integrativa.

Questi tre documenti, costituiscono un atto unico e vanno numerati di seguito.

Le firme degli amministratori vanno apposte in calce alla Nota Integrativa.

Al Bilancio si allega:

1) la Relazione sulla gestione, redatta dall'organo amministrativo e firmata dagli amministratori. In caso di bilancio redatto in forma abbreviata, la società è esonerata dal compilare tale documento (art. 2435 c.c.).

2) la Relazione del collegio sindacale, sottoscritta da tutti i sindaci effettivi (in caso di esistenza di tale organo).

3) il Verbale di assemblea che approva il bilancio, firmato da Presidente e Segretario dell’assemblea.

La fascicolazione del bilancio dovrà avvenire nel seguente ordine:

Il deposito del Bilancio d’esercizio e dell'Elenco soci, va effettuato presso il Registro imprese utilizzando:

A) Modello B per il deposito del Bilancio; e

B) Modello B più l'Intercalare S per il deposito dell'Elenco soci, se variato rispetto all’anno precedente.

Va depositata una sola copia del bilancio.

Non è possibile presentare copie da ritirare immediatamente.

Copia conforme all’originale potrà essere successivamente richiesta, con versamento dei diritti di segreteria ed apposizione dei bolli relativi (diritti: L. 10.000, più L. 200 per facciata; bollo: L. 20.000 per ogni 100 righe).

Il bilancio d’esercizio può essere anche spedito al Registro Imprese a mezzo lettera raccomandata.

Le società cooperative devono presentare o spedire una copia del bilancio in carta libera, alla Direzione Provinciale del Lavoro competente, allegando, copia di avvenuto versamento del 3% dell’utile, ex L. n. 59/1992.

Ulteriori istruzioni sono presenti sul sito INTERNET del Sistema Camerale all’indirizzo: http://www.infocamere.it.

Sia il bilancio che gli allegati sopra menzionati sono soggetti all'imposta di bollo: una marca da bollo da Lit. 20.000 ogni quattro facciate, considerando il bilancio vero e proprio come un tutt’uno e gli allegati come documenti distinti. 

Nel caso di bilancio redatto su fogli staccati formato A/4, va applicata una marca da bollo ogni 100 righe o frazione, e deve essere siglato su ogni pagina dal legale rappresentante della società. 

Sono esenti da bollo le cooperative edilizie, le cooperative sociali e le Onlus (ex D.Lgs. n. 460/97).

Una marca da bollo da Lit. 20.000 va apposta sui modelli B, sia per il deposito del bilancio, che dell’elenco soci.

Per il deposito del bilancio risulta dovuto un diritto di segreteria di Lit. 110.000, da versare sul c/c postale intestato alla Camera di Commercio competente (o allo sportello al momento della presentazione del bilancio).

Le cooperative sociali versano il diritto ridotto del 50% (Lit. 55.000).

Per l’elenco soci depositato contestualmente al bilancio non è dovuto alcun diritto di segreteria.

Se l’elenco viene presentato separatamente dal bilancio di esercizio è dovuto un diritto di Lit. 20.000.

A) CCIAA di Ascoli Piceno: c/c postale n. 181636 intestato alla CCIAA di Ascoli Piceno;

B) CCIAA di Macerata: c/c postale n. 162628 intestato alla CCIAA di Macerata.

C) CCIAA di Ancona: c/c postale n. 12236600 intestato alla CCIAA di Ancona.

Nel caso in cui in sede di approvazione del bilancio si deliberasse una ripartizione di utili, il verbale di assemblea che approva il bilancio – prima di essere depositato al Registro delle Imprese – sarà soggetto alla registrazione, entro 20 giorni, presso la competente Agenzia delle Entrate.

L’ufficio del Registro delle Imprese non può ricevere il bilancio di esercizio senza che sia stata adempiuta tale formalità.

E’ richiesta una dichiarazione sottoscritta dal legale rappresentante, nella quale si dichiari la ripartizione degli utili, o che non è avvenuta alcuna ripartizione.

Potranno verificarsi nella pratica le seguenti due ipotesi:

Per l’elenco soci variato, depositato insieme al bilancio, non è dovuto alcun ulteriore diritto di segreteria.

Al deposito dell'Elenco Soci risultano tenuti ai sensi della Legge n. 310/1993 le S.P.A. (escluse quelle quotate in borsa), le S.A.P.A,. le S.R.L e le Società Consortili a responsabilità limitata.

Le sole S.P.A. e S.A.P.A. inoltre, oltre all’elenco soci alla data di approvazione del bilancio, devono indicare le variazioni intervenute nel libro soci dalla data di approvazione del bilancio della gestione precedente, a quella di approvazione del bilancio relativo all’anno 2000.

L’elenco soci va riferito alla data di approvazione del bilancio.